Controllo di gestione
Controllo di gestione per PMI. Sapere dove si guadagna.
La maggior parte delle PMI italiane scopre il risultato dell'anno a maggio dell'anno dopo. Il controllo di gestione serve a saperlo ogni mese, cliente per cliente e commessa per commessa, in tempo per cambiare qualcosa.
Risposta breve
Il controllo di gestione è il sistema che ogni mese dice quanto si è guadagnato, su quali clienti e prodotti, e perché il risultato differisce dal previsto. In una PMI si costruisce con quattro elementi: conto economico mensile per area, marginalità per cliente e commessa, cash flow a tredici settimane e cinque indicatori operativi.
In sintesi
| Primo output utile | Reporting mensile entro 60 giorni dall'avvio |
|---|---|
| Marginalità per cliente | 3-4 mesi, dipende da anagrafiche e rilevazione ore |
| Strumenti | Gestionale esistente più foglio di calcolo strutturato, software dopo |
| Chiusura mensile | Entro il 15 del mese successivo |
| Impegno esterno | 1-2 giorni al mese a 2.000 euro al giorno |
| Dimensione tipica | PMI da 2 a 50 milioni di fatturato |
I quattro pezzi che servono davvero
Non serve un cruscotto con quaranta indicatori. Serve un impianto minimo che qualcuno legge davvero ogni mese e su cui si prendono decisioni. Tutto quello che nessuno guarda va tolto.
- Conto economico mensile riclassificato per area di business o linea di prodotto.
- Marginalità per cliente e per commessa, con i costi indiretti allocati in modo semplice e stabile.
- Cash flow rolling a tredici settimane aggiornato ogni settimana.
- Cinque indicatori operativi legati al mestiere: puntualità, saturazione, resi, scaduto, ore vendute.
Gli errori che rendono inutile il reporting
Il più comune è confondere contabilità e gestione: si aspetta il bilancio, quando il bilancio è un documento fiscale che arriva troppo tardi per decidere. Il secondo è allocare i costi indiretti con criteri che cambiano ogni trimestre, così i confronti non valgono niente. Il terzo è produrre report che nessuno commenta. Se un numero peggiora e non succede niente, quel numero va eliminato o va dato a qualcuno che ne risponda. Il presidio continuativo è il lavoro di un fractional CFO.
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Settimane uno e due: mappa delle fonti dati e riclassificazione del conto economico. Settimane tre e quattro: primo reporting su dati storici degli ultimi dodici mesi, per verificare che i numeri quadrino. Settimane cinque e sei: cash flow a tredici settimane. Settimane sette e otto: prima chiusura mensile vera con riunione di lettura. Da lì diventa routine, con un giorno al mese di presidio.
Quando NON serve
- Chi vuole comprare un software prima di aver definito cosa misurare.
- Aziende che non registrano ore e materiali per commessa e non intendono iniziare.
- Chi cerca un report da mostrare alla banca ma non da usare internamente.
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Domande frequenti
01Cos'è il controllo di gestione in una PMI?
È il sistema che dice ogni mese quanto si è guadagnato, su quali clienti e prodotti, e perché il risultato è diverso dal previsto. In pratica: conto economico mensile per area, marginalità per cliente e commessa, cash flow a tredici settimane e cinque indicatori operativi.
02Serve un software dedicato?
Non per iniziare. Un buon foglio di calcolo alimentato correttamente dal gestionale risolve il primo anno nella maggior parte delle PMI sotto i venti milioni. Il software arriva quando il processo è stabile, altrimenti si automatizza il disordine.
03Quanto tempo serve per metterlo in piedi?
Il primo reporting mensile utile esce di norma entro sessanta giorni. La marginalità per cliente e commessa richiede più tempo perché dipende dalla qualità dell'anagrafica e della rilevazione ore, e lì i mesi diventano tre o quattro.
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